Wir arbeiten gern und aus Überzeugung für alle, die das Gemeinwohl im Blick haben und unser Lebensumfeld prägen. Unsere Projektbeispiele zeigen, wie vielfältig die Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen und non-profit-Organisationen sind – und wie wir sie dabei unterstützen.
Der öffentliche Dienst ist langsam, öde, bürokratisch? Wir sagen: Verwaltung kann auch anders! Mit der Initiative Veraltungsrebellen möchten wir innovative und veränderungsfreudige Menschen in Verwaltungen sichtbar machen und stärken.
Eigentlich sollte es nur ein Blog sein, aber dann wurde mehr daraus: Im August 2020 ist das „Verwaltungsrebellen-Labor“ an den Start gegangen. Es ist eines von bundesweit 13 Projekten, die das Bundesinnenministerium im Rahmen des Programms „Regionale Open Government Labore“ fördert. In Kooperation mit dem Kreis Wesel, der Stadt Essen und der Stadt Lünen erproben und verstetigen wir verschiedene Formate, mit denen Verwaltungsrebell:innen sich vernetzen und gegenseitig befähigen und bestärken können.
Seit Anfang 2022 bildet die Stadt Moers gemeinsam mit synexa 34 Digitalisierungslots:innen aus. Der CDO der Stadt, Stephan Bernoth, war wie wir überzeugt, dass Digitalisierungslots:innen mehr im Gepäck haben müssen als „OZG“ und „DMS“ (Onlinezugangsgesetz, Dokumentenmanagementsystem).
Und deshalb umfasst die gemeinsam konzipierte und durchgeführte Qualifizierung intensive 13 Tage über 10 Monate: Fachliche Digitalisierungsthemen gehen dabei Hand in Hand mit methodischer Qualifizierung (Agile Methoden, Prozessmanagement, Changemanagement, Moderation) und Teamentwicklung.
Ein guter Rahmen, in dem die „Digi-Lots:innen“ miteinander auch Rolle und Aufgaben klären, die sie in der Zusammenarbeit mit Projektleitungen, Führungskräften und Kolleg:innen sinnvoll übernehmen können, zu einem Team zusammenwachsen und sich gegenseitig kollegial beraten.
Als Prozessberaterinnen im Förderprogramm unternehmensWert:Mensch:plus begleiten wir Organisationen dabei, mit agilen und digitalen Arbeitsformen zu experimentieren.
Da geht es zum Beispiel darum, mit einem Aufgabenboard die Selbstorganisation zu stärken. Oder mit kleinen Hacks Teambesprechungen zu beleben. Oder auszuprobieren, wie eine Kooperationsplattform die Zusammenarbeit verändert.
In drei Arbeitsphasen mit klar getakteten und strukturierten Treffen werden Veränderungen geplant, erprobt und ausgewertet. Und so bestehende Probleme gelöst. Quasi nebenbei erleben die Beteiligten dabei eine „agile“ Arbeitskultur: Ausprobieren statt ausdiskutieren. Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Fehler, Scheitern & Feedback als Chance, um zu lernen.
Gemeinsam mit unseren Projektpartnern im Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen) und weiteren Mitstreiter:innen haben wir das „Verwaltungsrebellen-Netz“ an den Start gebracht. Die Plattform vernetzt engagierte Leute aus Verwaltungen an Rhein und Ruhr und anderswo. Hier können sie …
- Fragen stellen und schnell Antworten bekommen,
- Erfahrungen teilen (damit das Rad nicht überall neu erfunden werden muss),
- verwaltungs-, hierarchie- & fachbereichsübergreifend in Kontakt kommen und bleiben,
- und nebenbei ihre digitalen Kompetenzen stärken.
Besonders glücklich sind wir darüber, dass das Netzwerk nicht mit dem Projekt aufhört. Im Laufe des Jahres 2022 übergeben wir die Plattform in die Hände des Regionalverbands Ruhr, der als zukünftiger Träger dafür sorgen wird, dass sie auch nach der Projektlaufzeit weiterlebt.
Damit gute Ideen im Alltag nicht untergehen! Bei einer Agilen Lern-Expedition unterstützen sich vier Leute gegenseitig dabei, an einem Lern- oder Veränderungsvorhaben dranzubleiben und es auch tatsächlich umzusetzen. Und ganz nebenbei – learning-by-doing – lernen sie agile Methoden kennen und wenden sie an. Eine Lern-Expedition läuft über 6 Monate und entlang von 6 Treffen und wird unterstützt durch eine klare Struktur und anregende Materialien.
Dieses Format für kollegiale Lernzirkel haben wir 2018 als Baustein für die Führungsqualifizierung entwickelt. Von dort aus haben wir ALEx mitgenommen in das „Verwaltungsrebellen-Labor“ und in diesem Rahmen zahlreiche verwaltungsübergreifende ALEx-Zirkel begleitet. Die Materialien stellen wir der Verwaltungsrebellen-Community unter einer Creative-Commons-Lizenz zur Verfügung. So verbreitet sich ALEx in immer mehr Verwaltungen.
Eine Stadtverwaltung wollte sich strukturiert mit der Frage auseinandersetzen: Wie können wir die Digitalisierung nutzen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Interessensgruppen zu verbessern? In Workshops entwickelten Vertreter des IT- und Organisationsbereichs gemeinsam Antworten zu folgenden Aspekten des E-Governments:
Mitarbeitende aus unterschiedlichen Verwaltungen und sozialen Organisationen bereiten sich in diesem zweijährigen Programm gemeinsam auf Führungsfunktionen vor. Das Programm ergänzt Lernen in Präsenzveranstaltungen durch weitere vielfältige, praxisnahe individuelle und kooperative Lernformen. Seit 2003 nahmen mehr als 250 Mitarbeitende aus der Region Niederrhein teil.
synexa führt „In Zukunft führen“ in Kooperation mit dem StudienInstitut NiederrheiN (S.I.N.N.) durch.
Die webbasierte „Community of Practice“ dient Fachleuten aus der Suchthilfe, der Jugendhilfe und anderen sozialen Feldern als Plattform zum Austausch, zur Koordination von Fachgruppen und als Zugang zu spezifischer Fachliteratur. Sie wurde gemeinsam mit der Landesfachstelle Frauen und Sucht – BELLA DONNA Essen entwickelt und wird kontinuierlich von synexa betreut.
Ein Baustein bei der Qualifizierung von Führungskräften in „In Zukunft führen“ ist das Thema Prozessmanagement. Die Teilnehmer*innen haben die Möglichkeit, einen eigenen Arbeitsprozess systematisch „durchzubürsten“ – von der Erhebung über die Analyse und Optimierung bis hin zur Umsetzung. Wir unterstützen sie dabei, indem wir methodisches Handwerkszeug bereitstellen, manches Mal die Kundenbrille aufsetzen und Tipps für die Umsetzung geben – damit gute Ideen nicht in der Schublade landen. Auf diese Weise haben wir schon über 200 Prozessoptimierungen begleitet und dabei auch viele spannende Einblicke in unterschiedlichste Arbeitsfelder in Verwaltungen und sozialen Organisationen erhalten.
Es ist noch gar nicht so lange her, da ernteten wir für unsere Idee, agile Kultur und Methoden in Verwaltungen zu bringen, eher Kopfschütteln. „Das funktioniert vielleicht in der freien Wirtschaft, aber nicht in Verwaltungen!“ „Das wollen / können / dürfen die doch sowieso nicht!“ „Agile Verwaltung – ein Widerspruch in sich!“ Wir sind hartnäckig geblieben, haben agile Methoden zunächst „undercover“ in Beratungen und Seminaren angetestet. Und das kam an!
Mittlerweile bekommen wir zahlreiche Anfragen von Verwaltungen und Studieninstituten genau zu diesem Thema „Agile Verwaltung“. In unseren Workshops und Seminaren weht frischer Wind! Hier können Beschäftigte aus verschiedenen Fachbereichen und Verwaltungen unkompliziert neue Formen der Führung und Zusammenarbeit in Verwaltungen kennenlernen und gleich auch ausprobieren. Außerdem treffen Sie hier auf Innovationspionier*innen aus anderen Fachbereichen oder Verwaltungen, mit denen Sie sich austauschen und vernetzen können.
Im Auftrag unterschiedlicher Organisationen konzipierten wir Mentoring-Programme, qualifizierten dabei insbesondere die Mentor*innen gezielt für ihre beratende Tätigkeit und moderierten systematische Erfahrungsaustausche zwischen Mentor*innen und Mentees. Zusammen mit dem sorgfältigen Matching der Mentor*in-Mentee-Paare sorgen diese Programmspezifika für hohe Effektivität und Effizienz der Mentoring-Arbeit.
Die Mentoring-Programm dienten teils organisationsintern (z.B. LBV NRW), teils in regionaler Kooperation (Kommunalverbünde im Rheinland, im Münsterland), teils landesweit (LAG Frauen / Generationenwechsel Gleichstellungsbeauftragte) dem Wissens- und Erfahrungstransfer zur Unterstützung junger Führungskräfte und neu ins Amt gekommener Stabsstelleninhaber*innen.
„Wir brauchen ein Seminar zum Projektmanagement!“ Das war der Anfangsauftrag aus diversen Verwaltungen. Regelmäßig zeigte sich schon bald: Die Klarheit der Rollen im Projektmanagement – ob „klassisch“ oder „agil“ – bräuchten die Führungskräfte einer Verwaltung auch sonst für ihre Zusammenarbeit. Und so ergänzen oft Workshops zur vertikalen wie horizontalen Kooperation über Führungsebenen und Fachbereiche hinweg das reine Projektmanagement. Neben die notwendigen hausweit verbindlichen Vereinbarungen, in welchen Fällen man mit welchen Strukturen, Verfahren und Instrumenten Projekte steuern will, tritt die Frage: Wie kann es auch im Alltag besser und schneller Hand in Hand gehen? Damit aus verschiedenen Führungsebenen almählich eine echte Führungs-Crew zusammenwächst.
Seit 2016 erfordert der Aufstieg in den höheren Dienst in NRW ein Masterstudium – oder die 40tägige Modulare Qualifizierung. synexa übernimmt in der „MQ“ für das Studieninstitut Niederrhein, aber auch für andere Studieninstitute, regelmäßig die Seminare zu methodischen Kompetenzen (Modul 4) und diversen sozialen Kompetenzen (Modul 3). Und weil zukünftige Führungskräfte methodisch fit und auf der Höhe der Zeit sein sollten, bauen wir konsequent agile Arbeitsweisen in die Seminare ein – am liebsten, indem wir sie gleich ausprobieren.
Gemeinsam mit Geschäftsführungen, Inhaber*innen und Mitarbeitenden führten wir in einem Architekturbüro, in einem Sozialverband und in einer Bildungsinstitution Analysen zu Strukturen und Abläufen durch, um deren Tragfähigkeit für veränderte Kunden-Anforderungen, Unternehmenswachstum, Personalveränderungen und andere Herausforderungen auf den Prüfstand zu stellen. Und natürlich: Um konstruktive Konsequenzen abzuleiten und deren Umsetzung zu initiieren.