Kunden und Projekte
Für alle, die Gesellschaft mitgestalten
Unsere Projektbeispiele zeigen, wie vielfältig die Herausforderungen für öffentliche Verwaltungen und non-profit-Organisationen sind – und wie wir sie dabei unterstützen.
Organisationsentwicklung und Qualifizierung
Vernetzung stärken, Zusammenarbeit verbessern
Initiative Verwaltungsrebellen
Der öffentliche Dienst ist langsam, öde, bürokratisch? Wir sagen: Verwaltung kann auch anders! Mit der Initiative Veraltungsrebellen möchten wir veränderungsfreudige Menschen in Verwaltungen sichtbar machen und stärken.
Eigentlich sollte es nur ein Blog sein, aber dann wurde mehr daraus: 2020-22 haben wir gemeinsam mit dem Kreis Wesel und den Städten Essen und Lünen das Projekt Verwaltungsrebellen-Labor durchgeführt. Es war eines von bundesweit 13 Projekten, die durch das Bundesinnenministerium im Rahmen des Programms „Regionale Open Government Labore“ gefördert wurden. Hier haben wir zahlreiche Austausch-, Lern- und Vernetzungsformate erprobt und nachhaltig etabliert.
Materialien und Ergebnisse des Verwaltungsrebellen-Labors
Digitalisierung voranbringen, Zusammenarbeit verbessern
INQA-Coaching
Als autorisierte Prozessberaterinnen im Förderprogramm INQA-Coaching begleiten wir Sie auf dem Weg in die neue Arbeitswelt und bei der digitalen Transformation. Für Organisationen mit 250 Beschäftigten werden dabei 80 % der Beratungskosten gefördert.
Da geht es zum Beispiel darum, …
- Arbeitsprozesse durch digitale Hilfsmittel zu erleichtern,
- das Organisationsmodell und Führungsrollen zukunftsfähig weiterzuentwickeln
- oder Teams technisch, organisatorisch und kulturell fit zu machen für die hybride Zusammenarbeit.
Die Vorgehensweise des INQA-Coachings ist beteiligungsorientiert und agil. In drei Arbeitsphasen mit klar getakteten und strukturierten Workshops werden Veränderungen geplant, erprobt und ausgewertet. Wir bringen Ideen und Methoden ein, moderieren Treffen und helfen Ihnen, am Ball zu bleiben – damit wichtige Veränderungen nicht versanden.
Solche Veränderungsprozesse haben wir übrigens schon im Vorgängerprogramm unternehmensWert:Mensch plus begleitet.
Digitalisierung voranbringen
Digitalisierungslots:innen an Bord!
2022 -2023 bildete die Stadt Moers gemeinsam mit synexa 34 Digitalisierungslots:innen aus. Der CDO der Stadt, Stephan Bernoth, war wie wir überzeugt, dass Digitalisierungslots:innen mehr im Gepäck haben müssen als „OZG“ und „DMS“ (Onlinezugangsgesetz, Dokumentenmanagementsystem).
Und deshalb umfasste die gemeinsam konzipierte und durchgeführte Qualifizierung intensive 13 Tage über 10 Monate: Fachliche Digitalisierungsthemen gingen dabei Hand in Hand mit methodischer Qualifizierung (Agile Methoden, Prozessmanagement, Changemanagement, Moderation) und Teamentwicklung.
Ein guter Rahmen, in dem die „Digi-Lots:innen“ miteinander auch Rolle und Aufgaben klärten, die sie in der Zusammenarbeit mit Projektleitungen, Führungskräften und Kolleg:innen sinnvoll übernehmen können, zu einem Team zusammenwuchsen und sich gegenseitig kollegial berieten.
Digitalisierung voranbringen, Vernetzung stärken
Online-Netzwerk für Verwaltungsmitarbeiter:innen
Gemeinsam mit unseren Projektpartnern im Verwaltungsrebellen-Labor (Kreis Wesel, Stadt Essen, Stadt Lünen) und weiteren Mitstreiter:innen haben wir das „Verwaltungsrebellen-Netz“ an den Start gebracht. Die Plattform vernetzt engagierte Leute aus Verwaltungen an Rhein und Ruhr und anderswo. Hier können sie …
- Fragen stellen und schnell Antworten bekommen,
- Erfahrungen teilen (damit das Rad nicht überall neu erfunden werden muss),
- verwaltungs-, hierarchie- & fachbereichsübergreifend in Kontakt kommen und bleiben,
- und nebenbei ihre digitalen Kompetenzen stärken.
Besonders glücklich sind wir darüber, dass das Online-Netzwerk nicht wie so viele Projekt-Leuchttürme im Sand versunken ist! Denn nach dem Projekt gibt der Regionalverband Ruhr ihm nun dauerhaft ein Zuhause – unter dem neuen Namen „RuDi – Ruhr Digital“.
Führung entwickeln, Zusammenarbeit verbessern
Agile Lern-Expedition (ALEx)
Damit gute Ideen im Alltag nicht untergehen! Bei einer Agilen Lern-Expedition unterstützen sich vier Leute gegenseitig dabei, an einem Lern- oder Veränderungsvorhaben dranzubleiben und es auch tatsächlich umzusetzen. Und ganz nebenbei – learning-by-doing – lernen sie agile Methoden kennen und wenden sie an. Eine Lern-Expedition läuft über 6 Monate und entlang von 6 Treffen und wird unterstützt durch eine klare Struktur und anregende Materialien.
Dieses Format für kollegiale Lernzirkel haben wir 2018 als Baustein für die Führungsqualifizierung entwickelt. Von dort aus haben wir ALEx mitgenommen in das „Verwaltungsrebellen-Labor“. Die Materialien stellen wir non-profit-Organisationen unter einer Creative-Commons-Lizenz zur Verfügung. So verbreitet sich ALEx in immer mehr Verwaltungen und sozialen Einrichtungen.
ALEx im Einsatz bei Gesundheit Berlin-Brandenburg e.V.
Zusammenarbeit verbessern
Begleitung von rund 250 Prozessoptimierungen
Im Rahmen einer zweijährigen Führungsqualifizierung haben die Teilnehmer:innen die Aufgabe, einen eigenen Arbeitsprozess systematisch „durchzubürsten“ – von der Erhebung über die Analyse und Optimierung bis hin zur Umsetzung. Wir unterstützen sie dabei, indem wir bei der Auswahl geeigneter Vorhaben beraten, in einem Workshop methodisches Handwerkszeug vermitteln und als Sparringspartner:innen manches Mal die Brille der Nutzer:innen aufsetzen und Tipps für die Umsetzung geben – damit gute Ideen nicht in der Schublade landen. Auf diese Weise haben rund 250 Prozessoptimierungen begleitet und dabei auch viele spannende Einblicke in unterschiedlichste Arbeitsfelder in Verwaltungen und sozialen Organisationen erhalten.
Führung entwickeln, Zusammenarbeit verbessern
Lernwerkstätten Neue Arbeit - Neue Führung
Wir führen in verschiedenen Organisationen „Lernwerkstätten“ durch, in denen die Teilnehmenden erleben und ausprobieren können, was es bedeutet, „agil“ zu führen und zusammenzuarbeiten.
Hier lernen sie in 4-5 verdaulichen Workshops über einen Zeiraum von etwa 6 Monaten verschiedene agile Methoden kennen. Zum Beispiel, wie sie …
- mit Kanban Ihre Aufgaben im Überblick behalten und flexibel steuern – individuell oder im Team,
- mit Design Thinking durch die Brille Ihrer Nutzer:innen auf Ihre Arbeit schauen,
- mit Ideen aus Scrum die Zusammenarbeit – auch jenseits von Projekten – verbessern oder
- mit kleinen Hacks Struktur und frischen Wind in Ihre Besprechungen bringen können.
Zwischen den Workshops gibt eine Experimentieraufgabe Anlass und Gelegenheit, das Gelernte bis zum nächsten Workshop in Ihrem Arbeitsalltag auszuprobieren. Dabei unterstützen sich die Teilnehmenden gegenseitig in kollegialen Lern-Tandems.
Führung entwickeln
In Zukunft führen – innovatives Personalentwicklungsprogramm
Mitarbeitende aus unterschiedlichen Verwaltungen und sozialen Organisationen bereiten sich in diesem zweijährigen Programm gemeinsam auf Führungsfunktionen vor. Das Programm ergänzt Lernen in Präsenzveranstaltungen durch weitere vielfältige, praxisnahe individuelle und kooperative Lernformen. Von 2003 bis 2022 nahmen mehr als 350 Mitarbeitende aus der Region Niederrhein teil.
2023 haben wir die Programmleitung an unsere langjährige Kooperationspartnerin Eva Thul übergeben. Sie führt „In Zukunft führen“ in bewährter Kooperation mit dem StudienInstitut NiederrheiN (S.I.N.N.) fort.
Digitalisierung voranbringen
E-Government systematisch anpacken
Eine Stadtverwaltung wollte sich strukturiert mit der Frage auseinandersetzen: Wie können wir die Digitalisierung nutzen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Interessensgruppen zu verbessern? In Workshops entwickelten Vertreter des IT- und Organisationsbereichs gemeinsam Antworten zu folgenden Aspekten des E-Governments:
- Was ist unsere strategische Orientierung (z.B. Fokus stärker auf interne Bedarfe oder auf Bedarfe der Verwaltungskunden?)
- Nach welchen Kriterien wählen wir aus zahlreichen Ideen und Bedarfen aus, welche Maßnahmen wir in welcher Reihenfolge auf den Weg bringen?
- Wie können wir Kosten abschätzen und was sollte uns E-Government wert sein?
- Wie können wir das Thema E-Government organisatorisch verankern? Wie steuern wir den laufenden Prozess?
- Wie behalten wir die verschiedenen Interessensgruppen im Blick, und was sind geeignete Formate der Kommunikation und Beteiligung?
Digitalisierung voranbringen, Vernetzung stärken
BELLADONNAsocial – Fachportal Frauen, Mädchen und Sucht
2010 haben wir gemeinsam mit der Landesfachstelle Frauen und Sucht – BELLA DONNA Essen das erste und bisher einzige Fachportal für das Themenfeld „Frauen, Mädchen und Sucht“ entwickelt, damals unter dem Namen „BELLA DONNAweb“. Die webbasierte „Community of Practice“ dient Fachleuten aus der Suchthilfe, der Jugendhilfe und anderen sozialen Feldern als Plattform zum Austausch, zur Koordination von Fachgruppen und als Zugang zu spezifischer Fachliteratur. synexa unterstützt seitdem kontinuierlich: als Admin und Moderatorin, zuletzt auch beim großen Umzug auf eine neue Software. Unter dem Namen „BELLADONNAsocial“ setzt sich die Vernetzung fort – mit derselben Zielsetzung, nun auf einer modernen, intuitiver nutzbaren Plattform. Und weiterhin mit synexa als Unterstützung des Redaktionsteams.
Literaturhinweis: Dorothea Herrmann, Markus Bick (2011): Virtuelle Community BELLA DONNAweb. Erschienen in: HMD – Praxis der Wirtschaftsinformatik, Heft 280, Aug. 2011, S. 16-25.
Link zum Fachportal
Führung entwickeln, Zusammenarbeit verbessern
Seminare im Themenfeld „Agile Verwaltung“
Es ist noch gar nicht so lange her, da ernteten wir für unsere Idee, agile Kultur und Methoden in Verwaltungen zu bringen, eher Kopfschütteln. „Agile Verwaltung – ein Widerspruch in sich!“ Wir sind hartnäckig geblieben, haben agile Methoden zunächst „undercover“ in Beratungen und Seminaren angetestet. Und das kam an! Mittlerweile haben wir über 200 Seminartage zu Themen wie „Agil führen“, „Kanban, Scrum & Co.“ oder „Agile Besprechungen“ durchgeführt – in Präsenz oder online.
Hier können Beschäftigte aus verschiedenen Fachbereichen und Verwaltungen unkompliziert neue Arbeitsformen kennenlernen und gleich auch ausprobieren. Zu jeder davon haben wir zahlreiche Praxisbeispiele in petto, die zeigen, was möglich ist. Im kollegialen Austausch und beim Transfer widmen wir uns den Möglichkeiten, wie die Umsetzung der neuen Ideen im Verwaltungsalltag gelingen kann.
Führung entwickeln
Methodisches Know-how in der Modularen Qualifizierung
Seit 2016 erfordert der Aufstieg in den höheren Dienst in NRW ein Masterstudium – oder die 40-tägige Modulare Qualifizierung. synexa übernimmt in der „MQ“ für das Studieninstitut Niederrhein, aber auch für andere Studieninstitute, regelmäßig die Seminare zu methodischen Kompetenzen. In insgesamt acht Seminartagen geht es um Projekt-, Change- Prozess- und Wissensmanagement und um digitales und agiles Arbeiten – zugeschnitten auf die Anforderungen und Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen. Führungskräfte und Mitarbeitende in Stabsstellen- und Querschnittsfunktionen erhalten hier modernes methodisches Handwerkszeug und haben auch gleich die Möglichkeit, dieses an konkreten Fällen aus ihrer Praxis anzuwenden.
Zusammenarbeit verbessern
Projektmanagement stärkt Zusammenarbeit auch im Alltag
„Wir brauchen ein Seminar zum Projektmanagement!“ Das war der Anfangsauftrag aus diversen Verwaltungen. Regelmäßig zeigte sich schon bald: Die Klarheit der Rollen im Projektmanagement – ob „klassisch“ oder „agil“ – bräuchten die Führungskräfte einer Verwaltung auch sonst für ihre Zusammenarbeit. Und so ergänzen oft Workshops zur vertikalen wie horizontalen Kooperation über Führungsebenen und Fachbereiche hinweg das reine Projektmanagement. Neben die notwendigen hausweit verbindlichen Vereinbarungen, in welchen Fällen man mit welchen Strukturen, Verfahren und Instrumenten Projekte steuern will, tritt die Frage: Wie kann es auch im Alltag besser und schneller Hand in Hand gehen? Damit aus verschiedenen Führungsebenen allmählich eine echte Führungs-Crew zusammenwächst.
Kunden, mit denen wir in den letzten Jahren zusammengearbeitet haben
BELLA DONNA - Landesfachstelle Frauen, Familie und Sucht NRW
Bundesministerium des Inneren und für Heimat
Folkwang Universität der Künste
Gesundheit Berlin-Brandenburg e. V.
Haus Freudenberg GmbH, Kleve
Hoff – Landschaftsarchitekturbüro, Essen
Institut für Soziale Arbeit, Münster
Kommunales Rechenzentrum Niederrhein, Kamp-Lintfort (KRZN)
Kreis Kleve
Kreis Wesel
Landesfachstelle Glücksspielsucht NRW
Landesstelle Sucht / Suchtkooperation NRW
Menschenstadt Essen / Evangelischer Kirchenkreis Essen
Neukirchener Erziehungsverein
ProAsyl / Flüchtlingsrat Essen
pro familia – Landesverband NRW, Bundesverband und weitere Landesverbände
Rhein-Kreis Neuss
Sozialwerk St. Georg e. V.
Stadt Bochum
Stadt Duisburg
Stadt Emmerich am Rhein
Stadt Essen
Stadt Heidelberg
Stadt Herten
Stadt Kleve
Stadt Krefeld
Stadt Langenfeld
Stadt Lünen
Stadt Mönchengladbach
Stadt Moers
Stadt Willich
Studieninstitut Aachen
Studieninstitut Niederrhein
Studieninstitut Ruhr
Studieninstitut Soest